El plan de comunicación interna es la hoja de ruta que describe paso a paso cómo se va a gestionar la comunicación dentro de una organización. De esta manera, todos los recursos humanos de la empresa saben qué se espera de ellos y pueden alcanzar tanto sus metas personales como colectivas.
Ahora bien, para que un plan de comunicación interna sea efectivo, debe ser flexible y posible de llevar a cabo. Por eso, a la hora de pensar y diseñar dicho plan es fundamental contar con la colaboración de empleados, mandos medios y directivos. Esto alienta a que todos trabajen hacia un objetivo común.
¿Por qué elaborar un plan de comunicación interna?
La respuesta es sencilla: sin una comunicación eficaz disminuye la productividad, surgen sentimientos de confusión y con ello, la falta de compromiso de los colaboradores. La causa de esto es aún más evidente, pues la comunicación corporativa es la que permite:
- Determinar tareas y responsables.
- Trabajar colaborativamente hacia un mismo fin.
- Aumentar el engagement de todos los miembros de la empresa.
- Reforzar la cultura organizacional.
- Mantener a los equipos informados y abiertos a la posibilidad de recibir feedback sobre su labor.
En definitiva, el plan de comunicación interna es lo que conforma la estructura que mantiene una empresa en pie y en óptimo funcionamiento.
Pasos a seguir para elaborar un plan de comunicación interna
Para gestionar de forma eficiente tu empresa y asegurar que tus colaboradores se encuentren siempre informados, es fundamental contar con un buen plan de comunicación interna. Por eso, a continuación te detallamos las principales etapas a considerar para que tu plan sea efectivo.
Paso 1 – Conoce el paradigma de la comunicación interna
La pandemia por Covid-19 trajo consigo nuevas formas de trabajar y con ello, de comunicarse. Así, uno de los mayores retos del nuevo paradigma de comunicación interna es conectar de igual manera con todos los empleados: presenciales, remotos e híbridos.
En este escenario, existe una necesidad imperiosa de encontrar nuevos y eficientes canales y herramientas para la comunicación interna. Esto, sin dejar de considerar la división de roles y funciones de cada colaborador dentro de la organización.
En definitiva, el empleado es el centro de la comunicación interna y el epicentro de toda política de comunicación dentro de la organización.
Entonces, la primera pregunta que debe plantearse al momento de diseñar el plan de comunicación interna es: ¿cómo me comunico con cada empleado cualquiera sea su modalidad de trabajo?
Paso 2 – Análisis: autoevaluación de la comunicación corporativa de tu empresa
La creación del plan de comunicación interna comienza con una auditoría. Al respecto, los interrogantes a plantearse son sencillos: ¿Cómo se gestiona actualmente la comunicación interna en la empresa? ¿Hacia dónde se quiere dirigir la organización?
En este momento es importante evaluar cómo los empleados se relacionan entre sí en el presente y determinar cuál es la interacción deseada. De esta forma, esta fase ayuda a:
- Enumerar las necesidades para mejorar la estrategia de comunicación interna.
- Identificar áreas de mejora.
- Definir presupuesto y ROI.
- Encontrar los argumentos para que los directivos inviertan en comunicación interna.
Paso 3 – Preparación: definición del presupuesto
Toda acción de calidad requiere de inversión económica. Por eso, una vez que los directivos se encuentran conscientes de la necesidad y las ventajas de una buena comunicación interna se puede definir y presentar un presupuesto acompañado por el ROI.
Hacerlo, permite trabajar con tranquilidad y evitar sorpresas inesperadas. No obstante, el presupuesto puede modificarse para adaptarse a cambios o necesidades, pero configurarlo desde un inicio ayuda a obtener una visión general.
Paso 4 – Investigación: conocer el público objetivo
En toda empresa, cada empleado es único y tiene su propia formación, especialidad, experiencia y conocimientos. De allí, la necesidad de adaptar la comunicación con el target para evitar malentendidos y conflictos.
Es decir, se debe comunicar con un mensaje claro y acorde con el ADN de la empresa, teniendo en cuenta el perfil, características y edad del público objetivo. Por ejemplo, si te diriges a un colaborador de 30 años, puedes optar por plataformas web o apps como canales de comunicación.
Paso 5 – Definición: mensajes, temáticas y calendarización
Con base en los objetivos planteados se construye la estrategia de comunicación interna. Esto va a guiar la línea editorial y la creación del mensaje a difundir. Luego, calendarizar todo es lo que va a permitir:
- Seleccionar los temas a tratar de acuerdo con los eventos de la empresa.
- Definir la frecuencia de publicación.
- Mantener unidos los equipos de trabajo.
- Definir el rol de cada miembro del equipo y distribuir tareas de forma equitativa y organizada.
En todo momento, se debe buscar involucrar a los equipos, a través de mensajes claros y transparentes, proponiendo acciones a implementar. Para ello, es necesario encontrar la herramienta adecuada para comunicarse con todos los empleados.
Paso 6 – Medios: aplicación de herramientas digitales
¿Cómo fortalezco la comunicación interna? ¿Cuáles son los canales más efectivos para los públicos objetivos? ¿Cuáles son las herramientas adecuadas para informar a todos los empleados?
Pues bien, para evitar errores y utilizar la herramienta adecuada, primero se debe conocer el target y adaptar los canales a dicho perfil. Recién entonces es posible implementar tecnologías como un mural digital o aplicaciones que permiten informar a todos los colaboradores por igual y en tiempo real.
Paso 7 – Evaluación: medir los resultados de la estrategia corporativa
¿Están los empleados satisfechos con la comunicación de la empresa? ¿Se están alcanzando los objetivos? Para asegurarse que el plan de comunicación interna funciona, es necesario evaluarlo.
En esta etapa hay que ver si se han cumplido los objetivos planteados en un comienzo. Igualmente, se debe confirmar si se alcanzaron los resultados medibles con relación a las KPI determinadas en el plan.
Finalmente, es preciso determinar si la estrategia de comunicación interna implementada ha tenido éxito o si necesita ajustes.
Conclusión
Como habrás visto, el plan de comunicación interna juega un papel fundamental para la gestión de la información que corre dentro de una organización. Como resultado, esta herramienta permite:
- Transmitir información a los empleados a través de diversas herramientas.
- Mejorar la productividad.
- Cohesionar los equipos cualquiera sea su modalidad de trabajo (presencial, remoto, híbrido)
- Aumentar la motivación de los empleados.
- Infundir confianza hacia la empresa.
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