CMS para cartelería digital: guía definitiva para implementarlo exitosamente

No existe duda de que la cartelería digital se ha convertido en una herramienta fundamental para la publicidad y la comunicación en el mundo de hoy. Pero, ¿cómo se logra una gestión eficiente de contenidos en una red de pantallas dispersas en diferentes ubicaciones? La respuesta está en los Sistemas de Gestión de Contenidos.

Un CMS sólido y eficiente no solo simplifica la administración de contenido, sino que también potencia la creatividad y la eficacia de la cartelería digital. Por eso, saber aprovechar todas sus capacidades depende que la empresa pueda gestionar y optimizar eficazmente su contenido de digital signage y así, mejorar el compromiso y la comunicación con su público objetivo.

Qué es un CMS y para qué sirve

CMS son las siglas de Content Management System (en español: Sistema de Gestión de Contenidos). Se trata de un sistema que permite crear, editar, organizar, actualizar y publicar contenido en línea de manera fácil y eficiente. Todo esto, mediante una interfaz de usuario intuitiva que ayuda a realizar dichas tareas mediante un panel muy sencillo.

En cuanto a un CMS implicado en la digital signage, abarca una amplia gama de funcionalidades diseñadas para facilitar la presentación de contenido multimedia, incluidos vídeos, imágenes y aplicaciones interactivas.

Además, las capacidades de análisis avanzado dentro del software de cartelería digital permiten recopilar información valiosa sobre la participación de la audiencia y la interacción con el contenido. De esta forma, la digital signage da el resultado de una publicidad dinámica con un contenido de comunicación interna y externa eficaz.

9 funcionalidades que hacen a un CMS de cartelería digital exitoso

Un CMS proporciona funciones y herramientas adicionales que mejoran cualquier sistema de comunicación digital. Aquí, algunos de los aspectos más relevantes que hacen que estos sistemas sean una opción sobresaliente en la gestión de contenidos.

Interfaz intuitiva y amigable

Esto permite a los usuarios, incluso a aquellos sin experiencia técnica, gestionar contenidos multimedia de manera eficiente. La interfaz simplificada facilita la carga, programación y gestión de contenido, lo que ahorra tiempo y reduce la curva de aprendizaje.

Plantillas y diseño responsivo

Los CMS facilitan el uso de plantillas y el diseño de contenido responsive para adaptarse a diferentes tamaños y orientaciones de pantalla. Así, puede crearse contenido de manera eficiente sin necesidad de conocimientos de diseño avanzados y con la seguridad de que se vea bien en cualquier pantalla.

Personalización de contenido

Los CMS ofrecen la posibilidad de personalizar el contenido en función de diferentes factores: ubicación geográfica, clima, comportamiento del público, etc. Esto aumenta la relevancia de los mensajes y mejora la interacción.

Por ejemplo, una cafetería puede mostrar anuncios de bebidas frías en días calurosos y calientes en días fríos, ajustando el contenido de las pantallas según el clima. Ahora bien, lograr esto no implica cambiar manualmente el contenido según la temperatura del día, ya que existen funcionalidades como “variables inteligentes” que permiten dejar preconfigurado lo que se desea proyectar con relación a las opciones seleccionadas.

Integración con fuentes de datos externos y widget automáticos

La capacidad de integrar datos en tiempo real, como información meteorológica o noticias, en la cartelería digital es una característica valiosa que mejora la relevancia y la utilidad del contenido. De esta forma, se proporciona información actualizada y relevante en la cartelería.

Otro gran aliado de la cartelería digital para mantener el contenido siempre actualizado son los widgets. Estos permiten, por ejemplo, tomar información sobre titulares de noticias con foto y mostrar las últimas novedades, o generar salutaciones de cumpleaños automáticamente, al contar con una base de datos de nombres y fechas de cumpleaños.

Programación flexible

La programación de contenidos es clave en cualquier estrategia de gestión de contenidos multimedia. Los CMS ofrecen una programación altamente flexible que permite a los usuarios decidir cuándo y dónde se mostrarán los contenidos.

Este aspecto es importante para la publicación de mensajes o anuncios en momentos específicos y para la personalización de la experiencia del usuario. Es el caso de un restaurante que necesita programar las pantallas para mostrar menús de desayuno por la mañana y menús de cena por la noche, sin necesidad de intervención manual.

Lo mismo sucede durante efemérides importantes como el Día de la Madre, el Día del Padre o la Navidad. Todo el contenido que se quiera proyectar en estas fechas puede ser programado con mucho tiempo de antelación y, el gestor de CMS, hará el resto del trabajo.

Gestión centralizada y remota de contenido

Uno de los mayores beneficios de usar un CMS en la cartelería digital es la capacidad de gestionar el contenido de una red de dispositivos de forma centralizada y desde una ubicación remota. Esto significa poder actualizar, programar y distribuir contenido en múltiples pantallas desde una sola plataforma.

Hacerlo, garantiza una experiencia de visualización coherente y actualizaciones uniformes en toda la infraestructura de cartelería digital.  Esto es útil tanto para pantallas exteriores como para aquellas de difícil acceso.

Imaginemos una cadena de tiendas minoristas que necesita promocionar un producto nuevo, cuyo precio varía según su localización. En este caso, un buen gestor de CMS permite modificar ese detalle en el contenido a partir de una etiqueta de ubicación, sin la necesidad de crear un canal específico en cada lugar, lo que implicaría volver a subir todo el bucle de contenido por cada tienda.

Es decir, con las funciones de etiquetas, los CMS pueden solucionar múltiples desafios de “particularidades” dentro de la generalidad del canal.

Monitoreo en tiempo real

Los CMS proporcionan herramientas de monitoreo en tiempo real que permiten a los usuarios supervisar el estado de las pantallas, detectar problemas y tomar medidas correctivas de manera inmediata. Esto garantiza que el contenido se muestre correctamente y sin problemas.

Además, un buen gestor de CMS, tiene la funcionalidad de notificar de forma externa, ya sea por correo electrónico o por SMS, sobre cualquier incidencia que implique atención. Esto evita que el equipo de IT tenga que visualizar el monitoreo de forma continua, y en su lugar, solo se deba ingresar para hacer una revisión general o al llegar una alerta.

Control de acceso, seguridad y colaboración

Los CMS ofrecen opciones de control de acceso y autenticación que garantiza que solo personas autorizadas puedan modificar el contenido. Así, se protege la integridad del mensaje y se evitan posibles manipulaciones no deseadas. Por ejemplo, en un entorno corporativo, solo aquellos colaboradores autorizados tienen acceso para cambiar el contenido de las pantallas en áreas comunes.

Además, los CMS facilitan el trabajo colaborativo con funciones como “enviar a aprobación” que permite a un usuario cargar y parametrizar un contenido pero, no publicarlo. Automáticamente, se genera un email a todos los usuarios autorizados para que puedan analizar los cambios y aprobarlos desde el mismo correo electrónico o ingresar a la plataforma para hacerlo.

Análisis y seguimiento de resultados

Los CMS proporcionan herramientas para rastrear y analizar el rendimiento de las campañas de cartelería digital y obtener métricas valiosas sobre la efectividad del contenido y ajustar la estrategia en consecuencia. Por ejemplo, un banco puede usar el CMS para evaluar qué servicio es el más demandado en las pantallas y ajustar sus ofertas en función de los datos de visualización.

Otro es el caso de una empresa, donde las distintas áreas hacen uso del CMS para publicar sus contenidos en pantallas y, mediante un simple informe, se evalúa el tiempo de reproducción del total de contenido por sector. Esta información es ideal para comparar el impacto de las pantallas con los resultados obtenidos.

La importancia del CMS en la cartelería digital

La integración de un CMS a la cartelería digital genera numerosos beneficios que contribuyen a la eficacia general de la gestión de la digital signage.

Mejora del control de contenido

El control eficiente del contenido es la clave para que la gestión de señalización digital sea exitosa. El CMS permite que la empresa ejerza una autoridad precisa sobre el contenido mostrado en sus pantallas. Esta capacidad garantiza que los mensajes correctos lleguen a la audiencia prevista y en el momento adecuado.

Con un CMS es posible seleccionar, programar y modificar contenido sin problemas. Esto permite una estrategia de comunicación más atractiva e impactante con clientes, colaboradores o visitantes.

Algunos CMS más sofisticados pueden entregar reportería específica sobre el contenido y sobre los usuarios que gestionan el contenido. Contar con esta información mejora la toma de decisión basada en datos.

Actualizaciones optimizadas

Un CMS simplifica el proceso de actualización de contenido mediante una interfaz fácil de usar. Ya sea que se necesite actualizar ofertas promocionales, compartir actualizaciones en tiempo real o transmitir anuncios importantes, el CMS permite realizar modificaciones rápidas y sin problemas.

Esta capacidad no solo permite ahorrar tiempo, sino que también mejorar el impacto general de la señalización digital al mantener la información actualizada y pertinente.

Coherencia del contenido

La integración de un CMS garantiza mensajes de marca coherentes en todas las pantallas y, al mismo tiempo, que cada contenido se adapte en función de ubicaciones específicas o datos demográficos de la audiencia. Este nivel de personalización mejora la participación del público objetivo y fomenta un enfoque de comunicación más personalizado.

Versatilidad

Un CMS de cartelería digital permite la gestión de diversos tipos de contenido, desde imágenes y videos hasta textos y widgets interactivos. Esto proporciona una plataforma versátil para crear campañas de cartelería efectivas. Así, los usuarios pueden combinar diferentes tipos de contenido para crear anuncios atractivos y dinámicos que capturen la atención de la audiencia.

Agilidad y eficiencia operativa

Un CMS agiliza las tareas administrativas al proporcionar una plataforma centralizada para administrar contenido en varias pantallas o ubicaciones. Esto no sólo mejora la eficiencia operativa, sino que también reduce el margen de error en la entrega de contenido y garantiza el cumplimiento de las pautas de marca.

Además, la integración del CMS con el software de señalización digital facilita las actualizaciones y modificaciones del contenido sin interrumpir las operaciones en curso, lo que mantiene una estrategia de comunicación dinámica y relevante.

Reducción de costes y eficiencia operativa

La automatización y la gestión centralizada de contenido que ofrece un CMS reduce los costos operativos. Por ejemplo, un centro de salud puede reducir los costos de impresión y distribución de folletería al usar un CMS para mostrar información actualizada en sus pantallas, además de asegurarse que el contenido es transmitido en el periodo de tiempo necesario.

Un CMS sólido es la columna vertebral de cualquier proyecto de cartelería digital

El Sistema de Gestión de Contenidos de Cartelería digital permite gestionar el contenido de una manera rápida, sencilla y eficaz. Cada sistema y sus aplicaciones asociadas determinan qué animaciones, resoluciones, widgets, noticias y redes sociales puede mostrar la digital signage.

El secreto está en evaluar las necesidades de la empresa y objetivos específicos para seleccionar el CMS que mejor se adapte al proyecto. Pues, al aprovechar todas las funcionalidades de un CMS, es que las empresas pueden brindar experiencias de usuario excepcionales y una gestión eficiente de contenidos multimedia en toda su infraestructura.